PERAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DALAM MENINGKATKAN KINERJA PERUSAHAAN

PENDAHULUAN

Persaingan global telah melahirkan standar kompetisi baru. Pada kondisi ini setiap perusahaan yang ingin tetap survive dan growth harus dapat menciptakan dan mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya dengan terus-menerus meningkatkan daya saing. Persaingan bisnis yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja berbagai elemen di dalam organisasi/perusahaan. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business processes. Tidak sedikit perusahaan perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.

Salah satu konsep yang cukup terkenal yang merupakan sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi yaitu konsep Entreprise Resource Planning (ERP). Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan bantuan ERP perusahaan di Indonesia dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.

DEFINISI ERP
ERP merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan (O‟Brien, 2005).

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Gambar 1. Konsep dasar ERP (Rashid et al. 2002)

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk:

  • Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
  • Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
  • Menghasilkan informasi yang real-time
  • Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

PERKEMBANGAN ERP

Dalam perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi (manufacturing) itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin banyak yang akan berguna bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanaan maupun pengambil keputusan. Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan mengembangkan dari sistem yang telah lahir sebelumnya, hal tersebut terlihat pada Gambar 2.

  1. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
  2. Tahap II: Close-Loop MRP, merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan
  3. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
  4. Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP), merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah
  5. Tahap V: Extended ERP (ERP II) Merupakan perkembangan dari ERP

Tahun 1970-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP (Material Requirements Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan. Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning), yang memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan sumber daya untuk proses produksi. Tahun 1990-an perkembangan ERP mulai pesat, awal dari perkembangan ERP dumulai Tahun 1972 dengan dipelopori oleh 5 karyawan IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP yang berfungsi untuk menyatukan solusi bisnis. Pada dasarnya ERP adalah penambahan module keuangan pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya.

MANFAAT DAN KELEMAHAN ERP

Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.

Fan et, al dalam Yusuf, et al. (2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan

Teori yang disampaikan Gargeya dan Brady (2005) menyatakan bahwa ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain: pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.

Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

PENDEKATAN IMPLEMENTASI ERP
Penerapan ERP pada perusahaan akan memperoleh keuntungan berupa perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Menciptakan perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam persaingan bisnis yang semakin ketat.
Implikasi ERP pada perusahaan sangat di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi juga didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :
a. Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
b. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
c. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
d. Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.
e. Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.

Dalam implementasi ERP terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan diantaranya :
1. The Big Bang
Yaitu strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.

2. Step-by-step (Phased Approach)
Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan dating akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani.
Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.

3. Small Bang (Pilot Approach)
Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang. Kekurangannya adalah membutuhkan banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antar site.

KESIMPULAN
Lingkungan bisnis saat ini selalu berubah menyesuaikan tuntutan masyarakat yang selalu berkembang baik dari segi kehidupan ekonomi, sosial, budaya, politik serta gaya hidup. Perubahan lingkungan global menuntut perusahaan untuk selalu memberikan mutu yang baik, fleksibel, transparan, inovatif, serta memiliki multi kompetensi. Dalam perubahan lingkungan yang ada, teknologi informasi merupakan elemen yang sangat mempengaruhi lingkungan organisasi secara signifikan. Teknologi informasi yang digunakan dalam sistem informasi berkembang secara pesat, ERP (enterprise resource planning) merupakan aplikasi dari sistem informasi yang berbasis enterprise, dimana memungkinkan terjadi integrasi data yang terdapat pada keseluruhan unit yang ada dalam organisasi, sehingga hal ini memampukan organisasi bisnis untuk mengambil keputusan secara akurat dan cepat. Dalam kaitannya dengan bidang akuntansi, ERP membawa pengaruh kedalam pendidikan akuntan, profesi akuntansi dan tentu saja profesi auditor.
DAFTAR PUSTAKA

Yusuf, Y., at al, 2006 “Implementation of Enterprise Resources Planning in China”, International Journal Production Economics
Leon, A., 2005 “Enterprise Resources Planning” McGraw-Hill Publishing Company Limited, New Delhi.
Xue, Y., et al., 2005 “ERP Implementation Failure in China Case Studies with Implications for ERP Vendors”, International Journal Production Economics.
Rashid, M. A., L. Hossain and A. University of Sydney 2002. ‘The Evolution of ERP Systems: A Historical
Perspective’, Idea Group Publishing.
http://www.komputer-teknologi.net/syarwani/downloads/PrERPdasar.pdf


Posted in Uncategorized by with 3 comments.

KONVERSI SISTEM DALAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN FENOMENANYA

Sering kali organisasi melakukan kesalahan dalam melakukan pengalihan dari suatu sistem lama kesistem baru (konversi sistem) hal ini tentunya dapat berakibat fatal bagi organisasi. Fenomena kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi.  Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi yaitu 1) Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design, 2) konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian 3) Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software), meliputi kegiatan : Developmental (error testing per modul oleh programmer), Alpha testing (error testing ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester), dan Beta testing (testing dengan lingkungan dan data sebenarnya). Dengan memperhatikan hal-hal tersebut sebelum konversi dilakukan akan mampu meminimalisir kesalahan dalam melakukan konversi sistem.

Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena :

  • Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.
  • system baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
  • Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
  • Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
  • Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
  • Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
  • Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih system informasi dapat dihindari:

  • Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
  • Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  • Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

v menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.

v Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.

v Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.

v Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Terdapat  empat metode konversi sistem, yaitu :

  1. 1. Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru.. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.

Asumsi dari penggunaan sistem ini diantarnya

  1. Data sistem yang lama bias digantikan sistem yang baru
  2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
  3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
  4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan dari sistem konversi langsung ini yaitu sistem ini relatif murah, namun memiliki resiko kegagalan yang cukup besar.

Gambar 1. Konversi Langsung

  1. 2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan.  Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Kelebihan dari sistem ini yaitu merupakan pendekatan yang paling aman sedangkan kelemahan dari sistem ini adalah merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Besarnya biaya dikeluarkan untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

Gambar 2. Konversi Paralel

  1. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Konversi ditakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Kelebihan dari sistem konversi ini yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Sedangkan kelemahannya yitu keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

Sistem konversi ini dianggap lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

Gambar 3. Konversi Bertahap

Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Gambar 4. Konversi Pilot

Referensi

ymukhlis.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8259/Konversi+Sistem.pdf

http://anittaratna.blogspot.com/2010/06/dkonversi-sistem.html


Posted in Uncategorized by with 1 comment.

URGENSI UNSUR MAINTAINABILITY DALAM SUATU PENGEMBANGAN SOFTWARE

Software quality adalah pemenuhan terhadap kebutuhan fungsional dan kinerja yang didokumentasikan secara eksplisit, pengembangan standar yang didokumentasikan secara eksplisit, dan sifat-sifat implisit yang diharapkan dari sebuah software yang dibangun secara profesional (Dunn, 1990). Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu :

1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations);

2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)

3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product Transition).

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations yaitu kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan system. Dimana setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan.

Pemeliharaan system (system maintenance) dilaksanakan untuk tiga alasan:

1. Memperbaiki kesalahan

Penggunaan system mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian system. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.

2. Menjaga kemutakhiran system

Perubahan-perubahan sebagai akibat berlalunya waktu mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak.

3. Meningkatkan system

Saat manajer menggunakan system, mereka melihat cara-cara membuat peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi system sesuai saran tersebut.


Posted in Uncategorized by with comments disabled.

PENERAPAN OUTSOURCING PADA SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN

Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat, setiap perusahaan harus mampu melakukan inovasi untuk bertahan, salah satunya adalah dengan menerapkan teknologi tepat guna. Sistem informasi merupakan salah satu alat (tool) yang sering digunakan oleh perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahan demi mencapai efektifitas dan efesiensi perusahaan. Organisasi (perusahaan) dan sistem informasi memerlukan kontribusi, komitmen dan kepedulian untuk mendapatkan potensi yang sesungguhnya. Efektifitas dan efisiensi  dalam mentransfer teknologi memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran utama pengembangan sistem informasi

Disadari dalam mengembangkan sistem informasi tidak sedikit biaya yang harus dikeluarkan. Perusahaan pun senantiasa melakukan efisiensi biaya dalam berbagai komponen pengeluaran keuangan perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan. Salah satu cara yang dilakukan perusahaan dalam mengembangkan sistem informasi dan sekaligus dalam rangka melakukan efisiensi biaya yaitu dengan sistem outsourcing Selain efisiensi biaya adanya sistem outsourcing ini juga didasari karena adanya keterbatasan yang dimiliki perusahaan baik dalam bidang pengetahuan Sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki, keterbatasan informasi, keterbatasan peralatan dan keterbatasan-keterbatasan lainnya. Namun demikian Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana dan sumber daya yang lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Oleh karena itu pemilihan sistem outsourcing harus dianalisis dan dilakukan dengan baik sehingga sehingga memberikan manfaat yang besar serta mampu meningkatkan dan berkontribusi besar terhadap kinerja perusahaan secara tepat dan efisien.

Pada artikel ini akan mencoba membahas tentang alasan-alasan mengapa perusahaan melakukan outsourcing, bagaimana keuntungan dan kelemahan pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan insourcing serta hal-hal apa yang harus diperhatikan dalam penerapan outsourcing.

DEFINISI OUTSOURCING DAN INSOURCING

Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruh terhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsourc. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan dalam pengembangan sistem informasi yaitu pendekatan insourcing. Jika outsourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketiga, insourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Insourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan.

ALASAN PERUSAHAAN MELAKUKAN OUTSOURCING

Melakukan outsourcing, baik seluruh operasional ataupun bagian-bagian tertentu mempunyai prospek untuk menurunkan biaya dengan implementasi operasional yang lebih baik, karena dilakukan oleh pihak ketiga yang fokus bisnisnya memberikan pelayanan TI. Menurut Volker Mahnke, Mikkel Lucas Overby & Jan Vang (2003) dalam makalahnya di DRUID Summer Conference 2003 menyatakan bahwa tiga pokok utama outsourcing TI untuk memperbaiki Sistem Informasi yaitu meningkatkan kinerja bisnis, menghasilkan pendapatan baru dan yang dapat membantu perusahaan untuk menilai outsourcing. Menurut Taylor (2005) menyatakan bahwa outsourcing pada proyek multinasional IT menjadi lebih umum dalam mengelola resiko proyek untuk menghindari gagalnya proyek dengan mencatat resiko yang spesifik dan membedakan dari pesaing maupun vendor outsourcing yang tidak kompenten. Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsource ini semakin meningkat dari tahun ke tahun.

Alasan terkuat yang mendorong organisasi untuk menggunakan outsourcing yaitu tingkat persaingan bisnis yang semakin meningkat. Tingkat persaingan bisnis meningkat dengan meningkatnya kebutuhan teknologi informasi yang dapat meningkatkan nilai bisnis, ini dapat dicerminkan dalam karakteristik strategik secara umum memiliki beberapa faktor yaitu : cost leadership, differentiation, dan focus.

Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
  4. Faktor waktu/kecepatan.
  5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
  6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN OUT-SOURCING

Keuntungan dan Kelemahan outsourcing

Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing, dan juga kelemahan menggunakan outsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing antara lain (Jogiyanto, 2003).

  1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer dapat dibagi beberapa perusahaan.
  2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
  3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
  4. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak  outsourcer mempunyainya.
  5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki outsourcer.
  6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
  7. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
  8. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
  9. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan juga perlu diperhatikan diantaranya:

  1. Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.
  2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di  outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan  karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
  3. Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya
  4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan aplikasi tersebut.
  5. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan.
  6. Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai.

Keuntungan dan Kelemahan insourcing

Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :

  1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :

  1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  2. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
  5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

KEPUTUSAN OUTSOURCING ATAU INSOURCING

Keputusan untuk mengembangkan sendiri sistem informasinya (insourcing) dan keputusan untuk menyerahkan kepada pihak ketiga pengembangan sistem informasi (outsourcing) pada suatu perusahaan dapat berdasarkan beberapa hal diantaranya berdasrakan budget yang dianggarkan. Berdasarkan besaran budget yang dianggarkan keputusan untuk insourcing atau outsourcing dapat ditentukan sebagai berikut (Jogiyanto, 2003):

  1. De facto insourcing

Keputusan ini merupakan keputusan 100 persen budget untuk insourcing yaitu semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi, yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem informasi atau departemen TI.

  1. Total insourcing

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sekitar 80 persen budget) dari pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh departemen TI.

  1. Selective outsourcing

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80 persen budget) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan dan diopersikan oleh penyedia jasa outsourcing

  1. Total out-sourcing

Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80 persen budge) pengembangan dan operasi kegiatan TI kepada penyedia jasa luar

Bila perusahaan melakukan keputusan untuk melaksanakan outsourcing, IT Governance Institute (2005) memberikan aturan baku untuk outsourcing yang memiliki tahapan outsourcing life cycle sebagai berikut :

  1. Kesesuaian penanda tanganan kontrak dan penanda tanganan proses yang diselesaikan.
  2. Persetujuan Service Level Agreement (SLA)
  3. Proses Opersional yang dikembangkan
  4. Transisi tahapan layanan dan waktu pembayaran
  5. Tim operasional, artikulasi yang jelas hubungan dan interface
  6. Transisi dan Transformasi rencana penyelesaian
  7. Undang-undang sukses, bonus dan penalti
  8. Konsensus dalam menentukan tanggung jawab
  9. Penilaian kelanjutan kinerja dan gaya supplier outsource

KESIMPULAN

Dari pembahasan sebelumnya ditunjukkan bagaimana keunggulan dan kelemahan outsourcing dan insourcing. Dalam membuat keputusan apakah perusahaan akan menggunakan outsourcing dan insourcing tentunya tergantung dari kondisi perusahaan dilihat dari keuntungan dan kerugian yang diterima bila perusahaan memilih salah satu dari dua pendekatan tersebut. Kedua pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan.

Namuan demikian, Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Penggunaan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi sistem informasi.

DAFTAR PUSTAKA

IT Governance Domain Practices and Competencies, 2005. Governance of Outsourcing, The IT Governance Institute

Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

Volker Mahnke, Mikkel Lucas Overby & Jan Vang, Strategic IT-Outsourcing: What do we know and need to know, Makalah presentasi dalam the DRUID Summer Conference 2003 on CREATING, SHARING AND TRANSFERRING KNOWLEDGE.The role of Geography, Institutions and Organizations; Copenhagen June 12-14, 2003 (http://www.druid.dk/uploads/tx_picturedb/ds2003-892.pdf)

Taylor, Hazel; The move to outsourced IT projects: key risks from the provider perspective; Proceding : Special Interest Group on Computer Personnel Research Annual Conference, 2005 (http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1056006).

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

BLOG TERKAIT

http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/

http://blog.i-tech.ac.id/deasy/2009/08/11/kasus-it-outsourcing-pengolahan-data/#comment-81

http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-1532

http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-1#comment-1767

http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

http://www.maestroglobal.info/manajemen-proyek-ti-pilihan-atau-keharusan/

http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/comment-page-1/#comment-51

http://yuvenalia.blog.binusian.org/2010/01/03/sourcing/#comment-146

http://blogs.konsep.net/micowendy/2008/portal-outsourcing-it-consultant-pm-indonesia/comment-page-1/#comment-981

http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123&cpage=1#comment-4041

http://itkelinik.com/?p=113&cpage=1#comment-68

http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html

http://duabelasblogs.blogspot.com/2010/06/e-commerce-perkembangan-teknologi.html

http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html/comment-page-1#comment-129

http://rahard.wordpress.com/2007/12/06/mengusung-it-outsourcing/#comment-66251

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi/comment-page-1#comment-1562

http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-8.html

http://blogs.konsep.net/micowendy/2008/portal-outsourcing-it-consultant-pm-indonesia/comment-page-1/#comment-958

http://lianna.blog.binusian.org/2010/01/09/74/

http://rivafauziah.wordpress.com/2008/01/26/it-outsourcing/#comment-5025


Posted in Uncategorized by with 17 comments.

Hello world!

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs


Posted in Uncategorized by with 1 comment.
Skip to toolbar